Tổng hợp toàn bộ thông tin và kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên nghiệp, hiệu quả.
Hoạt động đầu tư đối với sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia luôn có ý nghĩa lớn, đặc biệt là các dự án trong lĩnh vực xây dựng. Một đất nước để minh chứng cho mức độ phát triển, việc tập trung phát triển các khu đô thị, khu dân cư, các công trình xây dựng hiện đại chính là công việc cần thiết.
Quản lý dự án đầu tư xây dựng là một nội dung quan trọng trong quá trình thực hiện dự án, từ những khâu chuẩn bị ban đầu đến khi hoàn thiện. Quy trình này đòi hỏi yếu tố về chuyên môn, kỹ thuật cũng như ứng dụng một số kỹ năng mềm khi làm việc đội nhóm. Để giúp bạn đọc hiểu hơn về công việc này, đồng thời cung cấp kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng cho những ai quan tâm, bài viết xin được giới thiệu một số thông tin tổng quan.
NỘI DUNG CHÍNH
Những điều cần biết về dự án đầu tư xây dựng
Dự án đầu tư xây dựng là gì?
Theo quy định tại Luật Xây dựng 2014, dự án đầu tư xây dựng được định nghĩa như sau:
“Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định. Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng, Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng”.
Như vậy có thể hiểu, dự án đầu tư xây dựng tập hợp các kiến nghi, đề xuất có tiềm năng và thực hiện đầu tư vốn nhằm mục đích cải tạo, sửa chữa vào các dự án xây dựng,… có thể vì mục tiêu cuối cùng là phi lợi nhuận hoặc lợi nhuận.
Trong tiếng Anh, Dự án đầu tư xây dựng là Investment construction Projects.
Theo đó, Khoản 21 Điều 3 Luật Xây dựng 2014 quy định các công việc trong hoạt động xây dựng bao gồm:
- Khảo sát xây dựng;
- Thiết kế xây dựng;
- Lập quy hoạch xây dựng;
- Thi công xây dựng;
- Lập dự án đầu tư xây dựng công trình;
- Giám sát xây dựng;
- Quản lý dự án;
- Lựa chọn nhà thầu;
- Nghiệm thu công trình xây dựng và bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng, bảo hành, bảo trì;
- Các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình.
Các loại dự án đầu tư xây dựng
Hiện nay, quy định hiện hành phân chia các loại dự án đầu tư xây dựng theo mục đích, đặc điểm của chúng. Cụ thể, Điều 5 Nghị định số 59/2015/NĐ-CP phân loại như sau:
Phân loại theo quy mô, tính chất và loại công trình chính của dự án:
- Dự án quan trọng quốc gia;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình nhóm A;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình nhóm B;
- Dự án đầu tư xây dựng công trình nhóm C.
Loại dự án đầu tư xây dựng công trình chỉ yêu cầu lập Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng:
- Dự án đầu tư công trình xây dựng sử dụng vào mục đích tôn giáo;
- Dự án đầu tư công trình xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa và nâng cấp có tổng mức đầu tư từ dưới 15 tỷ đồng (không bao gồm tiền sử dụng đất).
Phân loại dự án đầu tư xây dựng dựa theo loại nguồn vốn sử dụng:
- Dự án đầu tư xây dựng có vốn ngoài ngân sách;
- Dự án đầu tư xây dựng có sử dụng nguồn vốn khác;
- Dự án đầu tư xây dựng từ nguồn vốn ngân sách của nhà nước.
Ngoài ra, trong hoạt động thực tiễn, dự án đầu tư xây dựng còn được phân loại theo hạng mục, như: nhà ở, khách sạn, nhà nghỉ, chung cư, nhà xưởng, trường học, văn phòng cho thuê, khu công nghiệp, trung tâm thương mại,…
Trình tự thực hiện dự án đầu tư xây dựng
Mỗi dự án đầu tư xây dựng thường trải qua 03 giai đoạn. Khoản 1 Điều 50 Luật Xây dựng 2014 quy định cụ thể như sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầu tư dự án xây dựng
Trong giai đoạn chuẩn bị, các nội dung dự án đầu tư xây dựng gồm có:
- Tổ chức lập, thẩm định và tiến hành phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có);
- Lập, thẩm định và phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi hay Báo cáo kinh tế – kỹ thuật đầu tư xây dựng để xem xét và quyết định đầu tư xây dựng;
- Thực hiện những công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án (xin chủ trương đầu tư, giao đất, thuê đất và giải phóng mặt bằng, quy hoạch).
Giai đoạn 2: Thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình
- Bàn giao và chuẩn bị mặt bằng dự án: Bàn giao đất hoặc thuê đất, chuẩn bị mặt bằng xây dựng, rà phá bom mìn (nếu có);
- Khảo sát và đầu tư xây dựng;
- Thi công xây dựng công trình.
- Chọn nhà thầu thi công và giám sát;
- Tiến hành thi công, trong quá trình thi công có thể được xin điều chỉnh dự án đầu tư xây dựng công trình phù hợp với thực tế;
- Nghiệm thu công trình xây dựng hoàn thành, bàn giao công trình hoàn thành, vận hành và chạy thử, cũng như thực hiện các công việc cần thiết khác.
Giai đoạn 3: Kết thúc xây dựng và đưa dự án vào sử dụng
- Hoàn công công trình dự án xây dựng;
- Quyết toán và kiểm toán hạch toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản;
- Chứng nhận sở hữu công trình;
- Bảo hành công trình xây dựng, đồng thời đưa vào sử dụng.
Quản lý dự án xây dựng: Hình thức, vai trò và quy trình
Quản lý dự án xây dựng là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 59/2015 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, quản lý dự án đầu tư xây dựng gồm các hoạt động: Lập, thẩm định, phê duyệt dự án; thực hiện dự án; kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng; hình thức và nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng.
Theo đó, quản lý dự án đầu tư xây dựng có thể hiểu đơn giản là quá trình bao gồm các công đoạn: lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát tất cả những vấn đề liên quan của một dự án; điều hành mọi thành phần tham gia vào dự án, đảm bảo hoàn thành mục tiêu dự án đúng thời hạn trong phạm vi cho phép của ngân sách.
Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Điều 66 Luật Xây dựng 2014 quy định Chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện hoặc giao Ban quản lý dự án, tư vấn quản lý dự án, tổng thầu (nếu có) thực hiện một phần hoặc toàn bộ các nội dung quản lý dự án.
Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng gồm quản lý về phạm vi, kế hoạch công việc; khối lượng công việc; chất lượng xây dựng; tiến độ thực hiện; chi phí đầu tư xây dựng; an toàn thi công xây dựng; bảo vệ môi trường trong xây dựng; quản lý rủi ro…
Hình thức tổ chức quản lý dự án đầu tư xây dựng
Theo Điều 16 Nghị định 59/2015 và Điều 62 Luật Xây dựng 2014, người quyết định đầu tư sẽ quyết định áp dụng hình thức tổ chức quản lý dự án dựa vào vào quy mô, tính chất, nguồn vốn và điều kiện thực hiện, với một trong các hình thức sau:
- Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng khu vực áp dụng đối với dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nước, dự án theo chuyên ngành sử dụng vốn Nhà nước ngoài ngân sách của tập đoàn kinh tế, tổng công ty Nhà nước.
- Trường hợp nếu người quyết định đầu tư giao cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng để đầu tư xây dựng công trình là chủ đầu tư dự án thì người quyết định đầu tư giao chủ đầu tư có trách nhiệm ký hợp đồng thuê Ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc Ban quản lý dự án khu vực.
- Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng một dự án áp dụng đối với dự án sử dụng vốn nhà nước quy mô nhóm A có công trình cấp đặc biệt; có áp dụng công nghệ cao được Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ xác nhận bằng văn bản; dự án về quốc phòng, an ninh có yêu cầu bí mật Nhà nước;
- Thuê tư vấn quản lý dự án đối với dự án sử dụng vốn nhà nước ngoài ngân sách, vốn khác và dự án có tính chất đặc thù, đơn lẻ;
- Theo quy định của điều ước quốc tế về ODA hoặc thỏa thuận với nhà tài trợ đối với dự án sử dụng vốn ODA, vốn vay ưu đãi của nhà tài trợ nước ngoài;
- Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng một dự án hoặc thuê tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng đối với dự án PPP;
- Chủ đầu tư sử dụng bộ máy chuyên môn trực thuộc có đủ điều kiện năng lực để quản lý thực hiện dự án cải tạo, sửa chữa quy mô nhỏ, dự án có sự tham gia của cộng đồng.
Vai trò của quản lý dự án trong đầu tư xây dựng
Quản lý dự án trong đầu tư xây dựng tạo ra sự ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp tới chất lượng, tiến độ của dự án. Quản lý dự án xây dựng về cơ bản mang những vai trò sau:
- Kiểm tra tiến độ các khâu hoàn thành những kế hoạch, thiết kế dự án phù hợp với tiến độ cũng như mốc thời gian đã được duyệt.
- Đánh giá tình trạng và quá trình thực hiện dự án đã đảm bảo đúng quy trình và kế hoạch lập.
- Đánh giá những thay đổi liên quan tới quá trình thiết kế, quá trình thi công, trang bị thiết bị bảo hộ và an toàn lao động, mua sắm vật tư. Thực hiện bảo vệ môi trường và phòng chống cháy nổ theo đúng quy định hiện hành.
- Hỗ trợ nhà thầu lập và xem xét đánh giá những chỉ tiêu lựa chọn nhà thầu uy tín và chất lượng.
- Kiểm tra và báo cáo công việc về con người và thiết bị cho nhà thầu nắm rõ.
- Theo dõi và đánh giá mức độ hoàn thành tiến độ của nhà thầu.
- Báo cáo những sai phạm, những chậm trễ trong thực hiện tiến độ công trình và yêu cầu đưa ra những biện pháp khắc phục để hoàn thành tiến độ công trình đúng cam kết.
- Cập nhật tình hình tiến độ theo thời gian để yêu cầu nhà thầu có những chính sách bảo đảm tình trạng tổng dự án và chất lượng được thực hiện đúng theo những đề xuất, kịp thời phản ánh và xử lý.
- Đánh giá tổng quát chất lượng của dự án.
- Tư vấn và đầu tư hệ thống kiểm soát tài liệu dự án.
- Hỗ trợ giải quyết những rủi ro trong quá trình thu công.
- Kiểm tra chất lượng thiết kế hợp đồng tư vấn thiết kế kiến trúc được ký.
- Xem xét và kiểm soát được những phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Chuẩn bị công trường như thi công trình tạm để phục vụ nhu cầu thi công công trình, văn phòng công trường, kho bãi tập thể, hệ thống điện nước phục vụ thi công,…
- Kiểm tra kế hoạch đào tạo điều hành đào tạo, vận hành.
- Kiểm tra và giám sát thi công đảm bảo an toàn.
- Kiểm tra chất lượng vật liệu xây dựng đảm bảo chất lượng và số lượng thi công.
Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng
Bước 1: Lên ý tưởng
Dựa vào tính chất, quy mô của dự án, người thực hiện lên ý tưởng phác thảo, thể hiện được mục đích quản lý dự án là gì. Nhà đầu tư hoặc người có thẩm quyền đầu tư đưa ra ý tưởng ban đầu.
Bước 2: Khởi động
Trình bày với cơ quan chức năng về ý tưởng quản lý dự án đầu tư để được phê duyệt vốn
Xin phép chủ trương để được thông qua đề cương, tờ trình, cơ quan thẩm quyền ban hành
Bước 3: Chuẩn bị
- Lựa chọn đơn vị đầu tư có năng lực và bắt đầu lập dự án
- Triển khai lập báo cáo xây dựng, xin phép đầu tư
- Triển khai lập dự án đầu tư xây dựng và báo cáo kỹ thuật, kinh tế xây dựng
- Cơ quan thẩm định, phê duyệt dự án
Bước 4: Thực hiện dự án xây dựng
Xin cấp phép đầu tư
- Chuẩn bị đầy đủ, chu đáo trước xây lắp
- Tiến hành thẩm định và phê duyệt đấu thầu, tiến độ dự án đầu tư xây dựng
- Lựa chọn đơn vị tư vấn thiết kế và thiết kế bản vẽ xây dựng có năng lực, cung cấp các thiết bị công nghệ
- Tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt thiết kế
- Dự toán và tổng dự toán xây dựng
Xin phép xây dựng
- Lựa chọn nhà thầu công trình, lắp máy móc phù hợp
- Lựa chọn thầu giám sát uy tín
- Mua bảo hiểm, lắp đặt thiết bị
Bước 5: Quy trình thực hiện
- Khởi công và thi công công trình dự án đầu tư xây dựng
- Triển khai xây lắp
- Triển khai lắp đặt thiết bị công trình
- Tổ chức quản lý thi công đảm bảo các yếu tố về an toàn lao động, tiến độ, chất lượng, môi trường xây dựng
- Quản lý hợp đồng xây dựng, chi phí xây dựng
Bước 6: Đóng dự án
- Bàn giao công trình
- Thanh toán công trình
- Nghiệm thu, hoàn công, kiểm định chất lượng
- Bàn giao công trình và đưa vào sử dụng
- Báo cáo, kiểm tra quyết toán hoàn thành dự án
- Bảo hành công trình
Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả
Như đã giới thiệu tổng quan, ban quản lý dự án/đơn vị quản lý dự án là bộ phận đại diện cho chủ đầu tư, tổ chức thực hiện toàn bộ dự án từ khâu khảo sát, quy hoạch, giải tỏa, đền bù, lập dự án tư vấn thiết kế, xin giấy phép, đấu thầu, giám sát, nghiệm thu,… đến khi bàn giao và đưa công trình vào sử dụng.
Đây đều là những công tác đòi hỏi sự kinh nghiệm, khéo léo, quy tụ nhiều kỹ năng trong giao tiếp, làm việc, thiết lập mối quan hệ, am hiểu quy trình làm việc,… nhưng lại rất khó trong việc kiểm soát tiến độ. Vì vậy, người/tổ chức đứng ra quản lý dự án đầu tư xây dựng cần có phương pháp và trang bị kỹ năng, ứng dụng chúng một cách phù hợp.
Phương pháp quản lý dự án đầu tư xây dựng
Ghi chép, phân tích và rút kinh nghiệm theo từng giai đoạn
Trong quản lý dự án đầu tư, thói quen ghi chép và phân tích thông tin dự án theo từng giai đoạn có vai trò hết sức quan trọng. Không chỉ có sự tỉ mỉ, chu đáo mà người quản lý còn phải có cách quan sát, nắm bắt nhanh nhạy. Thông qua việc nhìn nhận lại những công việc đã thực hiện để rút ra ưu điểm – hạn chế, từ đó khắc phục kịp thời; như vậy mới có thể đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ dự án.
Việc ghi chép theo từng giai đoạn hoặc chia nhỏ khoảng thời gian sẽ nâng cao tính chi tiết cũng như dễ đi sâu vào từng vấn đề, phân tích kỹ càng hơn cho nhà quản lý.
Hình thành mối liên kết giữa các thành viên
Quan tâm đến người đứng đầu mỗi bộ phận và các thành viên trong nhóm giúp người quản lý nắm bắt bao quát được các công việc, có nguồn số liệu, theo dõi tiến độ, chất lượng hoạt động một cách nhanh chóng, chính xác.
Cải tiến khả năng lưu trữ kết quả công việc
Kết quả công việc ở từng giai đoạn, từng bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình hoạt động dự án. Bằng việc lưu trữ lại kết quả công việc, có thể giúp nhà quản lý có nguồn cơ sở dữ liệu để đối chiếu, so sánh, đánh giá chất lượng cụ thể, chi tiết nhất.
Chủ động thay đổi để thích ứng
Với các dự án xây dựng có quy mô càng lớn thì thời gian để hoàn thiện dự án càng dài. Do đó, yếu tố thị trường, yếu tố tự nhiên ít nhiều sẽ có sự ảnh hưởng, kéo theo thay đổi về giá vật liệu, năng suất nhân sự, thời tiết, số lượng vật liệu,… Vì vậy, nhà quản lý cần trong tâm thế sẵn sàng thích nghi với bất kỳ sự thay đổi nào diễn ra.
Lấy tiến độ hoàn thiện công trình xây dựng làm trọng tâm
Tiến độ công trình chính là một trong những yếu tố mang tính quyết định đến mức độ thành công của dự án. Bằng việc đảm bảo tiến độ, góp phần nâng cao uy tín, khẳng định thương hiệu, đi đến sự gắn bó, hợp tác lâu dài. Vì vậy, người quản lý phải luôn đặt trách nhiệm lên hàng đầu, nghiêm túc trong quá trình làm việc, theo dõi công việc tốt đa để hoàn thành theo đúng tiến độ một cách tốt nhất.
Các kỹ năng bổ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng
Giữ liên lạc, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm
Liên lạc thường xuyên là cách để nắm bắt thông tin dự án kịp thời. Không nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp, yêu cầu những bản báo cáo dài vài chục trang. Người quản lý có thể thông qua những cuộc trao đổi ngắn, tiếp xúc và những lần liên lạc với đồng nghiệp để có thông tin nhanh chóng.
Ngoài ra, kỹ năng làm việc nhóm, hợp tác ăn ý cũng rất quan trọng. Khi các thành viên hợp tác và thấu hiểu nhau, việc đưa ra phương án, thống nhất phương án, cách làm việc cũng trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn. Yếu tố này tưởng chừng như đơn giản nhưng thực ra lại rất quan trọng, bởi khi một đội nhóm làm việc thiếu hiệu quả, “chín người mười ý”, tiến độ dự án sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp.
Kỹ năng “nhìn xa”, lên phương án dự phòng
Trong các dự án, dù lớn hay nhỏ, người quản lý cũng phải có kỹ năng quản lý tốt để thực hiện các công việc như hoạch định phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực…Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng kế hoạch, các yếu tố phát sinh có thể đến bất cứ lúc nào. Vì vậy, để giảm thiểu mọi rủi ro, tốt nhất là có sẵn các phương án dự phòng, như vậy sẽ chủ động hơn khi có sự cố xảy ra.
Gặp vấn đề hãy nên bình tĩnh
Dự án đầu tư xây dựng là lĩnh vực không hề đơn giản, ngoài chuyên môn cần có tâm lý thật vững. Khi có điều gì phát sinh cũng phải bình tĩnh, kiểm soát dựa trên cơ sở đã nắm bắt đầy đủ thông tin dự án. Từ đó, dựa vào yêu cầu, tiến độ, để xác định xem cần làm gì, ưu tiên làm gì, phân công công việc ra sao,… Chỉ khi bình tĩnh, vấn đề mới được nhìn nhận và giải quyết thấu đáo.
Hình thành kỹ năng tư duy logic
Tư duy logic trong quản lý dự án đầu tư xây dựng là khả năng xâu chuỗi và phân tích số liệu, sẽ rất cần thiết ở nhiều giai đoạn. Ngay từ bước đầu lên ý tưởng đến khi triển khai thực tế, người quản lý phải nhạy với mọi thứ, nắm rõ quy trình và đánh giá các yếu tố liên quan. Kỹ năng tư duy logic sẽ giúp công việc quản lý trở nên khoa học, hiệu quả hơn.
Từ A – Z kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng cho những ai quan tâm. Ngoài những nội dung trên, bạn đọc có thể tham khảo thêm các văn bản chuyên ngành để tìm hiểu chi tiết hơn.
Xem thêm:
